In questo articolo ti parlo di uno strumento che deve far parte del tuo processo di sviluppo: il burndown chart.

Ora ti racconto il perché.

Tenere sotto controllo l’andamento del tuo progetto o di un tuo obiettivo personale è diventato un problema?

Trovi noioso ed inutile aggiornare diagrammi di Gantt o simili?

Ti capisco.

E non voglio mentirti.

La scomoda verità è che se vuoi realmente raggiungere un obiettivo – almeno quelli di un certo rilievo – devi monitorarne i progressi.

C’è però una buona notizia.

Puoi farlo investendo pochi minuti al giorno.

Sorpresa!

C’è anche una buonissima notizia!

Ogni giorno, puoi essere aggiornato sullo stato del progetto con un semplice colpo d’occhio.

Devi solo utilizzare uno strumento semplice, efficace e poco invasivo chiamato Burndown chart.

Se non lo conosci, ti consiglio di leggere fino alla fine. Potrebbe esserti molto molto utile.

Ma andiamo con ordine.

Primo consiglio: traccia il minimo indispensabile.

Almeno all’inizio limita la frizione il più possibile.

Parti raccogliendo un solo dato: il lavoro ancora da fare, in altre parole la stima rimanente.

Ti basta solo questo.

Spesso il lavoro rimanente è espresso in tempo, ma non è sempre così.

Il lavoro rimanente è chiamato più in generale “Story point”.

Cosa significa?

Facciamo un esempio.

Nei prossimi due mesi vuoi monitorare il progresso nella lettura.

Ecco cosa puoi fare.

PRIMO GIORNO

Apri un foglio excel ed elenca i libri che ti sei prefissato di leggere. A fianco ad ogni libro metti il numero di pagine che ti rimangono da leggere (all’inizio coincideranno con il numero totale di pagine del libro).

Qualcosa del genere:

• The 4-hour workweek, T. Ferris 396 pagine
• Designing Data-Intensive Applications, M. Kleppmann 400 pagine
• Pitch Anything, O. Klaff 225 pagine
• Start with Why, S. Sinek 246 pagin

Nota come in questo esempio, il numero di pagine da leggere corrispondono agli story point.

Ultimo passettino.

Crea un grafico e metti sull’ascissa i giorni (60) e sull’ordinata la somma degli story point (1267 pagine).

Traccia una linea che unisce il numero totale di pagine al primo giorno (1267) con il punto zero dell’ultimo giorno (il 60esimo).

Sai cosa hai ottenuto?

Una linea ideale che ti indica quanto devi leggere ogni giorno per completare tutti i libri che hai pianificato (se fai il conto, mediamente sono circa 42 pagine al giorno, fattibile vero?).

TUTTI I GIORNI

Tutte le mattine aggiorna il numero di pagine che ti rimangono da leggere per ogni libro.

Segna sul grafico in corrispondenza del giorno corrente, il totale di pagine ancora da leggere entro fine dei due mesi.

Quanto tempo ti ha richiesto questa operazione?

Sono sicuro: neanche 2 minuti.

Bene, effettivamente è semplice. Ma cosa me ne faccio?

Guarda la linea blu del grafico nell’immagine sotto: se il puntino che hai appena inserito è sopra la linea ideale, sei in ritardo, se è sotto sei in anticipo.

Semplice ed intuitivo.

E se finisco prima del tempo?

Meglio!

Aggiungi un libro, aggiorna il grafico e prosegui a leggere: vorrai mica fermarti ora che stai andando così bene?

Hai quasi tutto ciò che ti serve, ti manca solo sapere quale tool usare.

Puoi costruirti un burndown chart a mano su un cartellone - magari appeso in sala riunione -, puoi usare un foglio excel, una board trello, o nei casi più avanzati, strumenti di project management come Jiira.

In Jiira ad esempio, il report del burndown chart è già incluso, non devi fare nulla.

Burndown Chart, tiriamo le somme

Lo so cosa stai pensando.

Gianluca, per piccoli progetti può funzionare, ma per progetti grossi?

Anche.

Sappi che con questo esatto grafico, ho gestito progetti di un paio di anni di lavoro distribuito su un team fino a 6 persone.

Prova ad immaginare di usare questo strumento insieme ai tuoi colleghi.

Ogni giorno tu e il tuo team potete rendervi conto in un lampo, di quanto siete vicini o lontani dall’obiettivo da raggiungere.

Sia che siate in ritardo (no!), sia che siate in anticipo (grandi!) il burndown chart è uno stimolo incredibile a non mollare e mettercela tutta fino in fondo.

E’ una sorta di gamification inserita nella gestione di un progetto; tu sai bene quali benefici sono in grado di portare delle tecniche ludiche.

Ma non è finita qui.

Se gestisci un progetto lungo, puoi fare un passettino in più.

Prova a dividere il lavoro in periodi di tempo costante, ad esempio un mese.

All’inizio di ogni mese fissa un obiettivo, scegli i task che ti permetteranno di raggiungerlo e stima per ognuno di esso il tempo di completamento.

Se consideri gli story point espressi in tempo, hai tutto ciò che di serve per completare e mantenere un burndown chart.

Perché usare un periodo costante?

Pensaci.

Se dividi il lavoro in periodi costanti, dopo qualche iterazione potrai osservare che mediamente, gli story point completati ogni mese sono costanti.

Quel numero di story point ha un nome: velocity!

E’ un valore che ti indica la velocità con cui il tuo team produce valore.

Grazie alla velocity, ogni mese, potrai avere una stima molto accurata di quanto migliorerai il tuo prodotto alla fine dell’iterazione.

La velocity è molto attendibile perché viene raffinato ed aggiustato mese per mese.

Iterazione, tempo costante, miglioramento continuo…

Ti ricorda qualcosa?

Certo, è Scrum!

Non a caso, il burndown chart è uno strumento introdotto proprio dalle metodologie agili e da Scrum in particolare.

Se non hai mai sentito parlare di Scrum e sei curioso di saperne di più, te ne ho già parlato in questo articolo.

Non ci sono misteri… C’è soltanto l’insufficienza di dati o della mente

Paul Valery

Non c’è tempo da perdere: raccogli i dati giusti e inizia a monitorare!

Tieni botta,
Gianluca